Faire bénéficier un salarié d’un véhicule de fonction : attention aux pièges
Le véhicule « de fonction » ne doit pas être confondu avec le véhicule de « service ».
Le premier est mis à la disposition du salarié pour ses déplacements professionnels et personnels (week-end, congés…).
Le véhicule de service quant à lui est mis à disposition du salarié uniquement pour ses déplacements professionnels et doit être rapporté à la fin de la journée de travail.
Certains employeurs tolèrent néanmoins son utilisation pour les trajets domicile-travail.
La suppression d’un véhicule de fonction nécessite une modification du contrat de travail, que le salarié est en droit de refuser.
Il s’agit en effet pour lui d’une modification substantielle du contrat qui requiert son consentement.
De plus, cette suppression est considérée comme une sanction pécuniaire (suppression d’un avantage en nature) et doit conduire à une revalorisation du salaire en cas d’accord.
L’employeur peut en revanche retirer la « voiture de service » au salarié sans condition ni compensation financière.
Dernière nuance : l’utilisation d’un véhicule de fonction est considérée comme un avantage en nature déclaré et soumis au prélèvement de charges sociales.
Le véhicule doit être assuré par la société, propriétaire du véhicule.
L’employeur étant le propriétaire du véhicule, le salarié peut devoir lui restituer pendant la période de suspension du contrat de travail et doit impérativement lui restituer en cas de rupture du contrat de travail.
1) La restitution du véhicule de fonction en cas de suspension du contrat de travail (arrêt de travail lié à maternité, accident du travail, maladie..)
On ne peut que conseiller aux employeurs d’insérer une clause de restitution dans les contrats de travail afin d’éviter le casse–tête de la non restitution du véhicule de fonction durant la période de suspension du contrat.
Cette clause aura vocation à limiter l’usage privé du véhicule de fonction durant une période de suspension de contrat de travail, par exemple durant les périodes d’absence (arrêt maladie, RTT…) ou de congés sachant qu’il peut s’agir d’une suspension longue (liée par exemple à un congé parental).
Toutefois, il résulte d’un arrêt de la Chambre sociale de la Cour de cassation du 2 avril 2014 (pourvoi n° 13-10569) que lorsque le contrat de travail prévoit que « la restitution du véhicule en cas d’arrêt de travail prolongé nécessitant le remplacement du salarié, la société pouvant être amenée à confier le véhicule au salarié remplaçant », l’employeur n’est en droit de demander la restitution du véhicule que s’il s’avère nécessaire d’affecter ce véhicule à un remplaçant ; autrement dit l’employeur doit être en mesure de justifier de cette nécessité.
Lorsque le contrat de travail ne prévoit pas de clause de restitution, la Chambre sociale de la Cour de cassation (arrêt du 24 mars 2010, pourvoi n° 08-43996) considère qu’il n’est alors pas possible de retirer le véhicule de fonction que le salarié utilise par ailleurs à titre privé durant la période de suspension du contrat de travail. Si l’employeur souhaite récupérer le véhicule de fonction, il doit verser au salarié une indemnité compensatrice.
2) La restitution du véhicule de fonction en cas de rupture du contrat de travail
Dans ce cas de figure, le salarié doit restituer le véhicule de fonction, et cela quel que soit le motif de la rupture (licenciement pour motif économique, licenciement du salarié pour cause personnelle, démission, etc).
Par définition, la restitution du véhicule ne peut intervenir qu’à l’issue de la période de préavis puisqu’au cours de cette période, les avantages en nature sont maintenus (article L. 1234-5 du Code du travail).
Si cet avantage était supprimé, le salarié pourrait prétendre à une indemnité compensatrice (Cass. Soc. 4 mars 1998, n° 95-42858).
Une clause du contrat de travail ne peut imposer au salarié dispensé de préavis de restituer une voiture de fonction utilisable à titre personnel (Cass. Soc. 11 juillet 2012, pourvoi n° 11-15649).
Une clause du contrat de travail ne peut pas non plus mettre à la charge du salarié les frais de remise en état éventuellement engagés par le concessionnaire lors de la restitution du véhicule. Seule la faute lourde permettrait d’engager la responsabilité pécuniaire du salarié (Cass. Soc. 2 mars 2011, pourvoi n° 09-71000).
3) Que faire en cas d’accident de la circulation, d’amende ou de contravention ?
L’employeur ne peut dans ce cas faire peser sur le salarié une partie des réparations ou le paiement de la franchise. Une clause du contrat de travail qui prévoirait cette hypothèse ne serait pas valable (Cass. Soc 6 mai 2009, n° 07-44485), peu importe que le salarié y ait consenti.
Seule une faute lourde permettrait de mettre en jeu la responsabilité pécuniaire du salarié.
Lorsque l’employeur reçoit une amende en lien avec une infraction commise par un salarié avec un véhicule de fonction, il a le choix soit de s’acquitter du montant de l’amende lui-même soit de dénoncer son salarié. En effet, s’il est tenu au paiement des amendes en tant que titulaire du certificat d’immatriculation et en l’absence d’identification de l’auteur de l’infraction, il peut se décharger de son paiement en prouvant que le salarié était conducteur du véhicule au moment de la commission de l’infraction (article L. 121-2 et L. 121-3 du Code de la route). Dans ce dernier cas, l’employeur ne peut demander au salarié de rembourser ses contraventions (Cass. Soc. 17 avril 2013, n° 11-27550), pas plus que d’effectuer des retenues sur salaire, quand bien même le contrat de travail le prévoirait et que le salarié y aurait consenti (Cass. Soc. 11 janvier 2006, n° 03-43587).
La décision d’accorder un véhicule de fonction est donc lourde de conséquence pour l’employeur et doit être assortie des garanties d’usage.
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