Domiciliation commerciale : Définition, Modalités, Obligations, Sanctions
La domiciliation commerciale : définition juridique. Quelles sont les conditions pour mettre en place une domiciliation commerciale? Comment établir un contrat de domiciliation : entreprise domiciliataire et entreprise domiciliée.
Avec l’essor actuel des « start-up », de plus en plus d’entreprises recherchent des locaux afin de lancer leur projet.
Ces jeunes entreprises font souvent appel à des sociétés de domiciliation afin d’éviter de payer des loyers élevés dès le lancement de l’activité.
Il peut s’agir d’une simple boîte aux lettres ou d’un accès à une salle de réunion pour accueillir la clientèle, voire d’un secrétariat avec permanence téléphonique.
I. Qu’est-ce que la domiciliation commerciale ?
L’entreprise qui souhaite mettre à la disposition d’une autre entreprise, ses locaux ou une partie de ses locaux, peut avoir recours à cette procédure.
Les articles R.123-167 et suivants du Code de commerce définissent les conditions pour mettre en place une domiciliation commerciale.
Les deux entreprises signent un contrat de domiciliation qui doit être écrit et conclu pour une durée minimale de trois mois, renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation.
Préalablement à la conclusion du contrat, l’entreprise qui souhaite accueillir l’autre entreprise dans ses locaux, appelée le domiciliataire, doit demander l’autorisation à la préfecture de son département, ou au préfet de police à Paris, conformément aux dispositions de l’article R.123-1666-1 du Code de commerce et ainsi obtenir un agrément formel.
Ces formalités ne coûtent rien en principe à l’entreprise d’accueil, elles servent simplement à donner une existence légale à l’entreprise.
Si le domiciliataire a déjà des statuts constitués, c’est-à-dire si son objet social ne consiste pas exclusivement à accueillir une autre entreprise dans ses locaux, elle doit effectuer une modification statutaire afin d’y faire figurer la domiciliation dans son objet social.
La domiciliation doit également faire l’objet d’une déclaration auprès du Registre du Commerce et des Sociétés du domicilié.
Concrètement, l’entreprise domiciliée doit avoir à sa disposition des locaux qui lui permette de disposer d’une adresse postale.
II. Quelles sont les modalités de forme afférentes à la société domiciliataire ?
Souvent, les entreprises se mettent d’accord entre elles pour la gestion du courrier, la réception d’appel téléphonique et la mise en place ou non d’un secrétariat.
Il faut également que l’entreprise domiciliée puisse disposer d’une pièce assurant une confidentialité (pour recevoir des clients ou faire des réunions), en vertu de l’article R. 123-168 du Code de commerce.
Plus précisément, le domiciliataire doit permettre au domicilié de tenir des réunions régulières des organes chargés de la direction, de l’administration ou de la surveillance de l’entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements.
Le domiciliataire détient, pour chaque personne domiciliée, un dossier contenant les pièces justificatives relatives au domicile de son représentant légal et à ses coordonnées téléphoniques ainsi qu’à chacun de ses lieux d’activité et du lieu de détention des documents comptables lorsqu’ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire.
A l’expiration du contrat de domiciliation, si celui-ci n’est pas reconduit, s’il est résilié de manière anticipée ou encore si l’entreprise domiciliée n’a pas relevé son courrier depuis au moins trois mois, le domiciliataire doit en informer le greffe du tribunal.
III. Quelles sont les obligations du domicilié ?
En vertu de l’article R. 123-168, 2° du Code de commerce, le domicilié s’engage à utiliser effectivement et exclusivement les locaux, soit comme siège de l’entreprise, soit, si le siège est situé à l’étranger, comme agence, succursale ou représentation.
La société domiciliée doit également informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité.
Par ailleurs, elle s’engage à déclarer tout changement relatif à sa forme juridique et à son objet, ainsi qu’au nom et au domicile personnel des personnes ayant le pouvoir de l’engager à titre habituel.
IV. Quelles sont les sanctions applicables en cas de non-respect des obligations ?
Conformément aux dispositions de l’article R.123-169-1 du Code de commerce, le domiciliataire qui ne respecte pas ses obligations est puni de l’amende prévue pour les contraventions de 5eme classe.
La société domiciliataire sera également punie de la même peine si elle ne s’assure pas que l’entreprise domiciliée respecte ses obligations.
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